Projectmanager Evenementen & Congressen

Bureau Communicatie

Publicatiedatum
3 oktober 2017
Opleidingsniveau
hbo
Salarisindicatie
€2.465 tot €3.292 bruto per maand, op basis van 38 uur per week
Sluitingsdatum
17 oktober 2017
Functieomvang
32 tot 38 uur per week
Vacaturenummer
17-485

Bureau Communicatie van de Universiteit van Amsterdam (UvA) is de centrale communicatieafdeling van de universiteit en ondersteunt het College van Bestuur (CvB), de faculteiten en de centrale eenheden in beleid en uitvoering.

Medewerkers van Bureau Communicatie (BC) houden zich bezig met een breed scala van in- en externe communicatietrajecten, het onderhouden van mediacontracten, de organisatie van congressen, voorlichtingsdagen, schoolbezoeken en de redactie van media zoals advertenties, brochures en websites.

Bij Bureau Communicatie bestaat per direct een vacature voor een Projectmanager Evenementen & Congressen.

Werkzaamheden

De projectmanager is werkzaam binnen het team dat verantwoordelijk is voor de organisatie van internationale wetenschappelijke congressen, voor UvA-brede (voorlichtings-) evenementen zoals de Bachelordag, Proefstuderen en de Masterweek, voor de alumnidagen en voor academische plechtigheden zoals de Opening Academisch Jaar en de Diesviering.Als projectmanager organiseer je zelfstandig of in teamverband diverse evenementen op de universiteit, maar ook op diverse evenementlocaties in de stad Amsterdam. Je bent een enthousiaste duizendpoot, schrikt niet terug voor deadlines en draait moeiteloos verschillende opdrachten naast elkaar. Je ziet toe op een vlekkeloos verloop van het evenement, zowel in aanloop als op de dag zelf. Resultaatgerichtheid, proactiviteit bij het signaleren van knelpunten, duidelijke communicatie en een hands-onmentaliteit zijn kenmerken voor jouw manier van werken.

Als projectmanager heb je een coördinerende rol en ben je het aanspreekpunt voor de opdrachtgever, facultaire contactpersonen en leveranciers. In die samenwerking lukt het je om een goede balans te vinden tussen centrale en decentrale belangen.

Taken

  • Opdrachtgevers adviseren over vorm en opzet, passend bij de inhoud van het evenement;
  • zelfstandig voorbereiden, organiseren en begeleiden van evenementen en congressen;
  • opstellen en bewaken van begrotingen, tijdsplanningen, checklisten en draaiboeken;
  • organiseren van logistieke en facilitaire zaken, zoals het reserveren van zalen, inhuren van catering, inhuren van audiovisuele middelen, zaalopstelling en aankleding, boeken van hotels voor sprekers, etc.;
  • verzorgen van de deelnemersregistratie en ontvangst van de gasten;
  • opstellen van (bevestigings)brieven en praktische informatie aangaande het evenement;
  • coördineren van de productie van congresmaterialen en de verzending van mailingen.

Profiel

De Projectmanager Evenementen & Congressen die wij zoeken:

  • heeft een relevante opleiding op minimaal hbo-niveau;
  • heeft ruime en recente werkervaring (minimaal 5 jaar) met de organisatie van professionele evenementen en/of congressen, (ervaring binnen een universiteit is een pre);
  • heeft ervaring met het opstellen en bewaken van begrotingen, tijdsplanningen en draaiboeken;
  • heeft bij voorkeur kennis van de ‘congresmarkt’  (accommodaties, leveranciers, et cetera);
  • kan omgaan met congres- en evenementspecifieke software;
  • heeft een goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift;
  • is een stevige persoonlijkheid, kan goed prioriteren, heeft goede projectmanagementvaardigheden en houdt ervan in een team te werken;
  • is flexibel (ook wat werktijden betreft) en is bereid om soms net dat stapje extra te zetten.

Inlichtingen

  • Elles Baaijens, afdelingshoofd Voorlichtingsevenementen & Congressen
    T: +31 (0)20 525 5146

Aanstelling

Aanstelling geschiedt in tijdelijke dienst voor een jaar. Bij gebleken geschiktheid is verlenging mogelijk. Het salaris, afhankelijk van kwalificaties, ervaring en genoten opleiding, bedraagt minimaal €2.465 en maximaal €3.292 bruto per maand (schaal 8) op basis van de volledige werktijd (38 uur). De UvA biedt een marktconform salaris met 8.3% eindejaarsuitkering, 8% vakantiegeld en zeer gunstige secundaire arbeidsvoorwaarden. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Sollicitatie

U kunt via onderstaande link online solliciteren. Sollicitaties rechtstreeks naar de contactpersoon of op een andere wijze verstuurd, worden niet verwerkt. 

Zonder aantoonbare ervaring bij de organisatie van evenementen en congressen heeft het geen zin om te reageren op deze functie. #LI-POST

Wij stellen acquisitie niet op prijs 

Gepubliceerd door  Universiteit van Amsterdam