Officemanager met Legal profiel

Innovation Exchange Amsterdam

Publicatiedatum
9 februari 2018
Opleidingsniveau
hbo
Salarisindicatie
€2.465 tot €3.292 bruto per maand, op basis van 38 uur per week
Sluitingsdatum
23 februari 2018
Functieomvang
32 tot 38 uur per week
Vacaturenummer
18-065

De Universiteit van Amsterdam (UvA) heeft als een van de doelstellingen om vanuit onderwijs en onderzoek maatschappelijke en economische meerwaarde te creëren. Innovation Exchange Amsterdam (IXA) is de afdeling waar de UvA en de HvA deze (valorisatie)taak belegd hebben. IXA ondersteunt onderzoekers actief bij het aanvragen van subsidies, het vermarkten van onderzoeksresultaten via licenties en spin off-bedrijven en het opzetten van samenwerkingsverbanden. IXA is een samenwerking tussen de KTO’s (Knowledge Transfer Offices) van vijf instellingen: de Universiteit van Amsterdam, Hogeschool van Amsterdam, het Academisch Medisch Centrum, de Vrije Universiteit Amsterdam en VU Medisch Centrum.

U zult uw werkzaamheden uitvoeren t.b.v. het IXA UvA-HvA-team dat zijn thuisbasis heeft op het Amsterdam Science Park in de Watergraafsmeer. In dit team werken 25 enthousiaste en gemotiveerde medewerkers in vier expertiseteams: subsidie, juridisch, business development en Office Support. De laatste bestaat uit het secretariaat en officemanagement, een eventmanager, communicatiemedewerker en een programmanager.

Werkzaamheden

Het betreft een zeer afwisselende, zelfstandige en operationele functie waarbinnen u veel ruimte heeft om zelf initiatieven te ontplooien. U draagt bij aan de efficiënte en effectieve organisatie, coördinatie en uitvoering van lopende projecten en bedrijfsvoering. Uw leidinggevende is de directeur van deze afdeling. De werkzaamheden bestaan onder meer uit:

  • facilitaire zaken: aanspreekpunt voor diverse facilitaire aangelegenheden m.b.t. werkruimte, werkplekken, voorzieningen en reparaties, al dan niet in samenwerking met de afdeling Facility Services;
  • ICT: coördineren en bestellen van ICT-faciliteiten, telefoons, computers, software en het oplossen van problemen in samenwerking met de ICT-serviceafdeling;
  • p&o (hr én algemene organisatie) activiteiten: ondersteunende en administratieve werkzaamheden i.s.m. P&O UvA en HvA Centraal:
    • coördineren wervingstrajecten, aanstellingen en mutaties (nieuwe) medewerkers;
    • fungeren als 'vraagbaak' voor (nieuwe) medewerkers en wegwijs maken: informatieverstrekking en doorverwijzen binnen de centrale organisatie e.d.;
    • ziek- en herstelmeldingen;
    • plannen Jaar- en beoordelingsgesprekken en de administratieve afhandeling van de verslaglegging;
    • beheer p&o-archief en aanleveren documenten ter archivering;
    • organiseren en coördineren personeelsuitjes, borrels e.d.
  • ondersteuning juristen:
    • redigeren, opmaak en controleren van officiële documenten, overeenkomsten en hun bijlagen, presentaties e.d.;
    • verzamelen handtekeningen op documenten en overeenkomsten;
    • organiseren van bijeenkomst en vergaderingen en zorg dragen voor de verslaglegging;
    • plannen complexe afspraken;
    • coördinatie en uitvoer octrooiadministratie: facturen controleren en betaalbaar stellen, correspondentie met octrooibureaus, archiveren correspondentie en stukken;
    • ondersteuning bij database werkzaamheden.
  • assisteren bij organisatie van evenementen, workshops en bijeenkomsten;

Bij afwezigheid van de secretaresse zult u de algemene secretariële en organisatorische werkzaamheden zoals ontvangst gasten, e-mail-, post- en telefoonafhandeling e.d. overnemen.

Profiel

Wij verwachten dat u:

  • affiniteit en ervaring heeft met Paralegal en/of hrm-werkzaamheden;
  • zelf prioriteiten kunt stellen binnen de gegeven kaders;
  • een assertieve houding bezit en initiatief neemt;
  • goed kunt samenwerken in een divers team;
  • representatief, betrouwbaar, flexibel en accuraat bent, ook onder tijdsdruk;
  • in staat bent om uit diverse gegevensbestanden informatieve overzichten samen te stellen;
  • klantgericht en dienstverlenend bent;
  • meerdere dingen tegelijk kunt doen en soepel schakelt tussen de diverse werkzaamheden.

Verder bezit u:

  • een opleiding op hbo-niveau (bijv. Hogere Hotelschool, Paralegal-opleiding of hrm-dienstverlening);
  • minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring op secretarieel gebied;
  • goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in zowel Nederlands als Engels;
  • ervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint) en contentmanagementsystemen;
  • vlotte contactuele en communicatieve vaardigheden;
  • affiniteit met de werkzaamheden van IXA en de UvA-HvA-organisatie;
  • een actieve, resultaatgerichte, flexibele instelling.

Ook bent u stressbestendig.

Ervaring met paralegal en hrm-werkzaamheden is een pre.

Inlichtingen

Voor nadere informatie over de functie kunt u contact opnemen met:

Aanstelling

Het betreft een veelzijdige functie in een boeiende, op ontwikkeling gerichte, organisatie. De beoogde startdatum is 1 maart 2018. De werkzaamheden maken deel uit van de organieke functie van Secretaresse 1 (Administratieve en Secretariële Ondersteuning).

Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de periode van een jaar. Verlenging behoort, bij goed functioneren, tot de mogelijkheden.

Het salaris bedraagt, afhankelijk van werkervaring, bij aanvang minimaal €2.465 en maximaal €3.292 bruto per maand op basis van volledige werktijd (schaal 8). De UvA biedt een marktconform salaris met 8.3% eindejaarsuitkering en 8% vakantiegeld en gunstige secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een ruim aantal verlofdagen, sportfaciliteiten, een professionele en innovatieve werkomgeving, flexibele werktijden en ruimte voor ontwikkeling op professioneel en persoonlijk vlak. De CAO Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Sollicitatie

U kunt via onderstaande link online solliciteren. Sollicitaties rechtstreeks naar de contactpersoon of op een andere wijze verstuurt, worden niet verwerkt. #LI-POST

Wij stellen acquisitie niet op prijs

Gepubliceerd door  Universiteit van Amsterdam